Както всеки успешен проект, планирането и организирането са ключови при преместване на бизнеса. Ето какво трябва да знаете за да е успешен планът ви за действие.

Планът по едно ‘офисно преместване’ включва:

1. Подробен списък със задачи
2. Разумни (четете: “не много строги”) срокове за изпълнението им
3. Кой – за кои задачи е отговорен

Създавайки такъв план за действие можете да следите до къде сте с работата и колко още ви остава. Още по-важно – когато работата по преместването на един бизнес е добре организирана, продуктивността страда минимално.

Вижте също: Как да си направим график за подготвяне на преместване

Сега, след като уточнихме какво правим и защо, да разгледаме заедно как се създава такъв план.

Настоящият материал е по-подходящ за фирми с поне 12 човека екип.

Как да създадете план за преместване на бизнес

1. Определете кой ще отговаря за местенето
   – Дали ще сте вие самите или някой друг във фирмата, трябва да има човек, който следи какво трябва да се свърши, дали се работи и до къде е стигнато по плана.
2. Създайте екип, който се занимава с местенето
   – Не възлагайте описа на вещите на всичките ви служители. Съхранете продуктивността и определете малък екип, който да се занимава само с това.
3. Определете ключови дати по проекта
   – Например: приключване на сегашния договор за наем, предпочитана дата на преместване, дати за приключване на новия офис и дата по приключването на преместването.
4. Оценка на бюджета на проекта
   – Запишете бюджета и го проверявайте периодично за да се уверите, че няма да бъде нарушен.
5. Разделете задачите на групи
   – Използвайте програмата като MS Word или Excel за да опишете всички задачи по преместването, а след това лесно да ги разделите на групи – според това на кой са възложени.

Някои съвети по създаването на вашия план за действие

Всяко преместване е различно, затова вие и екипът ви трябва да прецените какво да включите в плана за действие. Приоритет са посрещането на бюджета и времето за преместването.

• Преди да съставяте плана, решете дали ще наемате носачи или не.
• Известете служителите ви за преместването колкото се може по-рано. За да ги държите в течение използвайте и-мейли, разпечатки или оперативки.
• Ако ще се местите в друг град, коментирайте обезщетенията по преместването на служителите със съдружниците си.
• Вземете предвид колко пространство ще използвате на новото място. Оставете си място за растеж в бъдеще.
• Изберете новия офис и се договорете за наема. Помислете предварително за колко време ще искате договор и какви условия да има в него.
• Консултирайте се с IT специалист каква ще бъде инфраструктурата (окабеляване и работни станции) в новия ви офис.
• Преместването на офиса е добър повод да се освободите от остаряли мебели или техника. Включете в списъка си задачи да се направи инвентар за да определите какво ще бъде преместено и какво – изхвърлено.
• Уведомете всички ваши клиенти и партньори за преместването.
  Вижте също: Кого да уведомя когато местя бизнеса си

За съставянето на плана си отделете толкова време, колкото е необходимо. Нанасяйте корекции в плана по време на преместването ако е необходимо.

За да сте наясно как се движат нещата, контактувайте с хората отговорни за задачите в него редовно – веднъж или два пъти дневно. Прилагането на добър план ще увеличи шансовете да се вместите както във времето така и във бюджета си.

Планирате преместване?

Оставете тежката работа на нас за да имате повече време за нещата които обичате.

Изпратете безплатно запитване към експерт на Атлант или се запознайте с нашите услуги по преместване на дома и офиса.

Научихте ли нещо ново?

Абонирайте се за още полезни материали в любимата Ви социална мрежа: Facebook, LinkedIn или GooglePlus.