20 съвета за безпроблемно преместване на офиса

март 15, 2018

Неведнъж сме казвали, че доброто планиране може да превърне едно преместване от стресиращо и скъпоструващо в гладък преход без загуба на продуктивност в офиса. За тези от вас, които планират офисно или друго бизнес преместавне, съставихме следния списък със съвети:

  1. Планирайте отрано и не подценявайте начинанието. Преместването на един бизнес може да изисква по 6 месеца предварително планиране, а за големи предприятия да отнеме и до 2 години.
  2. Наемете професионални превозвачи с опит, ресурси и тренирани служители и ще можете да си позволите ефективно преместване на офиса.
  3. Поръчайте подходяща застраховка и не поемайте излишни рискове като икономисвате бюджет. Разполагайте с копие на застраховката – някои офисни комплекси ще го изискват.
  4. Насрочете както нанасянето, така и изнасянето. Най-вероятно преместването ще трябва да се случи извън нормалното работно време. Не само това – някои офисни комплекси няма да ви позволят да блокирате алеи и стълбища в работно време.
  5. Свържете се с отговарящите за новото ви място и проверете дали нямат специфични изисквания към процеса на нанасяне или бизнеса ви. Може да има ограничение колко време заемате входове, асансьори, стълбища или паркоместа, както и други подобни правила.
  6. Информирайте служителите си за преместването още от самото му начало. Проверете дали няма законови изисквания за ангажирането и обезпечаването на служители по време на преместване.
  7. Освен присъствието в интернет, актуализирайте и печатните си материали. Разполагайте с партида актуални брошури, визитки и други, преди да сте се преместили.
  8. Определете какви печатни материали ще са ви необходими за да обявите новия адрес на бизнеса ви подобаващо.
  9. Уведомете всички лица свързани с вашия бизнес относно случващото се.
    Вижте също: Кого да уведомя когато местя бизнеса си
  10. В случай, че няма да поръчвате пълно обслужване по преместването, ангажирайте частно лице за ръководител. Било то някой, който работи на договор или е доверен човек от вашия екип.
    Ще трябва да се координират работни групи, доставка на мебели, свързване на компютърна техника и ред други неща. В най-лошия случай трябва да разполагате със скица на новото място за да знаят носачите къде да разположат мебелите.
  11. Ако фирмата ви е разделена на екипи и отдели, то всеки ръководител може да се заеме с инвентаризацията на собственото си звено.
  12. Преди преместването, прегледайте новото пространство с мениджъра на сградата за да сте сигурни, че е готово за работа – няма неработещи ел. крушки, контакти, течове и прочие.
  13. Ако сградата е със затворена климатична система, проверете дали работи в извънработно време. Някои сгради изключват вентилацията си в извънработно време, а в зависимост от сезона това влияе на работата в новото помещение.
  14. Има транспортни фирми които не се ангажират с местене на растения. Ако и вашият случай е такъв, назначете някой който да се погрижи за преместването им.
  15. предвидете малко свободно време за вашите служители в последния ден преди преместването. Ще им трябва за да опаковат каквото имат по бюрата или е останало пропуснато.
  16. Според случая, може да ви бъде от полза да имате един ръководител по изнасянето и един – по нанасянето. Ако по време на преместването има повече от тях двамата, обаче, е възможно да започнат да си пречат и да забавят работата на носачите вместо да я ускорят.
  17. Имайте предвид, че можете да наемете IT специалист, който да разкачи устройствата в офиса и да ги свърже на новото работно място. Уверете се, че всякакви неработещи кабели и накрайници също са отразени в инвентара и са сменени с нови преди преместването.
  18. За да си спестите време – разтоварете първо бюрата и компютрите. Така свързването и тестването им ще върви паралелно с остатъка от работата.
  19. Ако имате много картини или табла по стените на офиса, можете да спестите доста стрес и погрешни дупки в стената на вашите служители. Наемете някой извън офиса, който да се погрижи за това. Например някой от местната художествена академия; човек с опит.
  20. Свържете се с пощенската служба за да осигурите пренасочване на пощенската кореспонденция до новия адрес.

Планирате преместване?

Оставете тежката работа на нас за да имате повече време за нещата които обичате.

Изпратете безплатно запитване към експерт на Атлант или се запознайте с нашите услуги по преместване на дома и офиса.

Научихте ли нещо ново?

Абонирайте се за още полезни материали в любимата Ви социална мрежа: Facebook, LinkedIn или GooglePlus.